RODO: Jak udowodnić wysyłkę maili w świetle prawa?
RODO: Jak udowodnić wysyłkę maili w świetle prawa?
W ostatnich dniach temat RODO powraca na czołówki mediów, szczególnie w kontekście obowiązku informacyjnego. Otrzymanie wysokich kar za niedopełnienie tego obowiązku staje się przestrogą dla wielu firm. Wszyscy zastanawiają się, jak skutecznie udowodnić, że maile z informacjami o przetwarzaniu danych zostały wysłane.
Warto zadać sobie pytanie, co tak naprawdę stanowi wystarczający dowód spełnienia tego obowiązku. Czy wystarczy oznaczenie maili w bazie jako 'mail wysłany'? A może lepiej zlecić wysyłkę na zewnątrz lub skorzystać z zewnętrznego serwera SMTP? Przy braku szyfrowania danych, mogą wystąpić problemy prawne.
Nie można również zapominać o najprostszym rozwiązaniu – samodzielnej wysyłce maili do osób objętych obowiązkiem. Posiadanie kopii każdego maila może być kluczowe w przypadku jakichkolwiek wątpliwości. Firmy powinny być świadome, że odpowiednie działania mogą zminimalizować ryzyko kar.
Na podstawie: Źródła
